ANGGARAN DASAR DAN
ANGGARAN RUMAH TANGGA
(AD-ART)
HIMPUNAN MAHASISWA KABUPATEN YALIMO (HMKY)
DI JAYAPURA
TEAM FORMATUR MUSYAWARAH I
HIMPUNAN MAHASISWA KABUPATEN YALIMO(HMKY)
DI JAYAPURA
2009
TEAM FORMATUR MUSYAWARAH I
HIMPUNAN MAHASISWA KABUPATEN YALIMO(HMKY)
DI JAYAPURA
2009
PEMBUKAAN
Bahwa Mahasiswa Kabupaten Yalimo dalam pengembangan dan tanggung jawab terhadap kemajuan daerah dan manusia Mahasiswa Kabupaten Yalimo dan oleh sebab itu masa depan Kabupaten Yalimo sangat dipengaruhi oleh eksistensi mahasiswa sebagai inti kekuatan dimensi kehidupan untuk mewujudkan kesejahteraan manusia dalam upaya menuju masyarakat yang adil, makmur dan damai.
Bahwa mahasiswa Kabupaten Yalimo dalam pengembangan dan pembinaan diselenggarakan berdasarkan nilai-nilai kemanusiaan, keadilan dengan hakekat kebenaran dengan memperhatikan kondisi internal.
Mahasiswa Kabupaten Yalimo dalam upaya mewujudkan kondisi kemahasiswaan yang kondusif dan dinamis, maka perlu diciptakan iklim organisasi yang sehat melalui satu penegakan penaungan ilmu dalam debat ilmiah, debat idealis dan bermoral serta mempunyai kepedulian social yang tinggi, maka dengan rahmat Allah Yang Maha Esa disusunlah Anggaran Dasar Mahasiswa Kabupaten Yalimo di Jayapura.
BAB I
NAMA, WAKTU DAN TEMPAT
Pasal 1
NAMA
Organisasi ini bernama Himpunan Mahasiswa Kabupaten Yalimo di Jayapura Disingkat (HMKY)
Pasal 2
WAKTU
Organisasi Mahasiswa Kabupaten Yalimo di Jayapura didirikan pada tanggal 17 Bulan Oktober Tahun 2009.
Pasal 3
TEMPAT
Himpunan Mahasiswa Kabupaten Yalimo berkedudukan di Jayapura sebagai Kota studi
BAB II
AZAS DAN LANDASAN
Pasal 4
AZAS
Himpunan Mahasiswa Kabupaten Yalimo berazaskan Pancasila dan Undang-Undang Dasar 1945.
Pasal 5
LANDASAN
Himpunan Mahasiswa Kabupaten Yalimo berlandaskan pada Amanat Tri Darma Perguruan Tinggi secara kusus pada point ke 3 tentang pengabdian kepada masyarakat.
BAB III
BENTUK DAN SIFAT ORGANISASI
Pasal 6
BENTUK ORGANISASI
Himpunan Mahasiswa Kabupaten Yalimo berbentuk struktural
Pasal 7
SIFAT ORGANISASI
Himpunan Mahasiswa Kabupaten Yalimo bersifat independent dan terbuka.
Pasal 8
LAMBANG ORGANISASI
Lambang organisasi Himpunan Mahasiswa Kabupaten Yalimo berbentuk lingkaran didalamnya terdiri dari Kultur dan Kemahsiswaan Yalimo
BAB IV
MAKSUD DAN TUJUAN ORGANISASI
Pasal 9
MAKSUD
Menjalin kebersamaan dalam satu tali persaudaraan, untuk mencapai tujuan yang utuh..
Pasal 10
TUJUAN
Mengembangkan dan meningkatkan potensi yang dimiliki oleh Mahasiswa Yalimo sebagai kaum intelektual yang siap dipakai sehingga dapat berperan aktif dalam organisasi masyarakat.
BAB V
KEANGGOTAAN
Pasal 12
1. Anggota Himpunan Mahasiswa Kabupaten Yalimo adalah Mahasiswa yang berasal dari Kabupaten Yalimo dan lahir besar Yalimo yang sedang menekuni berbagai jenjang pendidikan di Jayapura.
2. Keanggotaan berakhir apabila anggota tersebut meninggal dunia, tidak bersekolah lagi karena tamat atau putus kulia, kecuali urusan pendidikan seperti (KKN, PKL, KKL, Magang, Penelitian.
3. Anggota HMKY dinyatakan sah apabila telah terdaftar di salah satu Perguruan Tinggi.
Pasal 13
HAK DAN KEWAJIBAN ANGGOTA
Seluruh anggota Himpunan Mahasiswa Kabupaten Yalimo mempunyai hak dan kewajiban yang sama untuk menjaga nama baik organisasi.
BAB VI
KEPENGURUSAN
Pasal 14
Badan Pengurus HMKY di Jayapura diganti dan dipilih tiap dua tahun melalui Musyawarah. Apabila Badan Pengurus inti terlibat dalam suatu perkara yang melanggar peraturan perundang-undangan yang berlaku dan dapat merugikan pribadinya dan kepentingan anggota HMKY di Jayapura, maka dapat diperhentikan melalui sidang istimewa, jika disetujui oleh 2/3 anggota HMKY ditambah arahan dan atau petunjuk dari DP HMKY.
Keanggotaan dalam kepengurusan berakhir apabila :
1. Meninggal dunia
2. Sesuatu sebab menurut keputusan dengan suara terbanyak dalam rapat Badan Pengurus.
3. Berakhirya masa studi.
Untuk lowongan Badan Pengurus dapat diisi oleh ketua dan wakil ketua apabila ketua tidak ada di Kota Jayapura dan Sekretaris sesuai amanat yang diberikan oleh ketua dan atau sekretaris.
Sebelum dipilih dan dilantik Badan Pengurus baru HMKY,maka Badan Pengurus lama tetap menjalankan tugas dan tanggung jawab sebagaimana mestinya
BAB VII
KEKUASAAN, FUNGSI DAN WEWENANG
Pasal 15
KEKUASAAN
Kekuasaan tertinggi berada pada Musyawarah Himpunan Mahasiswa Kabupaten Yalimo di Jayapura.
Pasal 16
FUNGSI
1. Himpunan Mahasiswa Kabupaten Yalimo menampung dan menyalurkan aspirasi mahasiswa Kabupaten Yalimo.
2. Menjalankan ketetapan-ketetapan hasil keputusan rapat.
Pasal 17
WEWENANG
1. Memberikan pendapat dan saran kepada anggota serta hak dan kewajiban
2. Menyelenggarakan Musyawarah mahasiswa.
3. Merancang dan menyelenggarakan kegiatan organisasi.
BAB VIII
KETUA HMKY
Pasal 18
STATUS DAN KEDUDUKAN
Himpunan Mahasiswa Kabupaten Yalimo di Jayapura di pimpin oleh seorang ketua.
Pasal 19
TUGAS DAN WEWENANG
1. Melaksanakan hasil keputusan musyawarah Himpunan Mahasiswa Kabupaten Yalimo di Jayapura.
2. Membentuk kelengkapan organisasi.
3. Ketua merupakan penanggung jawab tertinggi organisasi dan berhak mewakili HMKY baik secara imtern maupun ekstern.
Pasal 22
PERTANGGUNG JAWABAN
Ketua bertanggung jawab kepada anggota HMKY melalui musyawarah mahasiswa.
Pasal 23
PENLANTIKAN BADAN PENGURUS
Ketua dan pengurus HMKY pelantikan dilakukan oleh pemerintah Kabupaten Yalimo.
BAB IX
KEUANGAN
Pasal 24
KEUANGAN ORGANISASI
Keuangan HMKY dapat diperoleh dari:
- Iuran wajib anggota HMKY di Jayapura
- Sumbangan dari donator berupa barang bergerak dan tidak bergerak
- Usaha-usaha yang sah
BAB X
PERANGKAT HMKY
Pasal 25
Perangkat Organisasi HMKY Terdiri Dari:
- Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga (AD dan ART)
- Badan Pengurus HMKY
- Rapat Pimpinan (RAPIM) yang terdiri ketua-ketua Himpunan dan Badan Pengurus asrama.
- Musyawarah organisasi, rapat pleno HMKY di Jayapura
BAB XI
FORUM MUSYAWARAH
Pasal 26
FORUM MUSYAWARAH
- Forum pengambilan keputusan tertinggi dan kekuasaan berada dalam musyawarah organisasi HMKY yang dilaksanakan dalam dua tahun
- Jika terjadi penyimpangan terhadap aturan organisasi, maka diadakan Sidang Istimewa atas persetujuan Badan Penasehat HMKY (BPHMKY).
- Laporan pertanggungjawaban Badan Pengurus selama masa kepemimpinannya.
- Meninjau AD, ART serta membahas Tata Kerja BP, GBHK dan menyusun program kerja untuk dua tahun.
- Anggota musyawarah terdiri dari :
a. Dewan Penasehat HMKY
b. Badan Pengurus
c. Senior HMKY (pendiri) yang akan menjadi Peninjau atau Pengarah
d. Seluruh anggota HMKY
BAB XII
STRUKTUR ORGANISASI
Pasal 27
a. Secara Struktural HMKY
1. Musyawarah
2. Badan Pengurus
2. Senior (pendiri)
3. Dewan Penasehat
4. Koordinator Bidang
5. Koordinator Distrik
6. Anggota
b. Secara non struktural HMKY
1. Pemerintah Kabupaten Yalimo
2. Donatur yang peduli terhadap organisasi HMKY
Pasal 28
TUGAS DEWAN PENASEHAT HMKY
1. Berkewajiban melindungi organisasi HMKY kepengurusan yang berjalan dan segala tuntutan hukum dari dalam maupun luar.
2. Memberikan motifasi, nasehat dan arahan strategi bagi pengembangan organisasi HMKY ke depan baik diminta maupun tidak diminta.
3. Dewan penasehat HMKY tidak memanfaatkan organisasi HMKY untuk kepentingan pribadi dalam bentuk apapun.
BAB XIII
PERUBAHAN ANGGARAN DASAR
Pasal 29
Perubahan anggara dasar ini hanya dapat diputuskan dalam MUSYAWARAH yang dihadiri sekurang-kurangnya 2/3 dari seluruh peserta dan disetujui oleh 2/3 dari jumlah peserta yang hadir.
BAB XIV
ATURAN TAMBAHAN
Pasal 20
Anggaran Dasar berlaku setelah disahkan oleh forum sidang HMKY
ANGGARAN RUMAH TANGGA
HIMPUNAN MAHASISWA KABUPATEN YALIMO (HMKY)
DI JAYAPURA
BAB I
KEANGGOTAAN
Pasal 21
UMUM
Himpunan Mahasiswa Kabupaten Yalimo adalah sekelompok orang-orang terpelajar yang sedang menekuni berbagai bidang ilmu di Kabupaten/ Kota Jayapura yang didalamnya terdiri dari kaum pelajar asal, lahir besar Yalimo.
Pasal 22
TATA CARA UNTUK MENJADI ANGGOTA
1. Semua mahasiswa asli Yalimo yang terdaftar dan masih aktif studi di Jayapura
2. Semua mahasiswa yang lahir, besar di Yalimo yang menyatakan secara tertulis untuk menjadi anggota HMKY.
Pasal2 3
HAK DAN KEWAJIBAN ANGGOTA
1. Setiap anggota mempunyai hak :
a. Menghadiri rapat yang diadakan oleh BP HMKY
b. Memilih dan dipilih
c. Menyampaikan pendapat baik secara lisan maupun tertulis
2. Kewajiban Anggota
a. Mentaati ketentuan AD dan ART
b. Menjunjung tinggi dan menjaga nama baik organisasi HMKY
Pasal 24
BERAKHIRNYA KEANGGOTAAN
Berakhirnya Keanggotaan
- Meninggal dunia
- Diberhentikan dengan SK Badan Pengurus HMKY
- Telah menyelesaikan Studi dan tidak berada dikota studi Jayapura
Pasal 25
SANGSI-SANGSI
Setiap anggota atau pengurus HMKY di Jayapura yang melanggar hasil MUSYAWARAH dan aturan organisasi lainnya yang dinilai merugikan organisasi dapat diperlakuakan sebagai berikut :
1. Peringatan secara lisan dan tertulis
2. Skorsing atau pencabutan sementara hak pengurus
BAB II
STRUKTUR ORGANISASI
Pasal 26
Lembaga kelembagaan HMKY di Jayapura terdiri dari:
- Musyawarah
- Pelindung
- Penasehat
- Badan Pengurus
BAB III
MUSYAWARAH ORGANISASI
Pasal 27
MUSYAWARAH ORGANISASI HMKY
- Musyawarah organisasi HMKY diadakan dalam dua tahun sekali
- Musyawarah HMKY merupakan forum pengambilan keputusan tertinggi
- Apabila dipandang perlu satu dan lain hal, maka sewaktu-waktu dapat diadakan sidang istimewa.
- Biaya musyawarah ditanggung oleh seluruh anggota HMKY se- jayapura.
Pasal 2 8
KEKUASAAN DAN WEWENANG
- Meninjau dan menetapkan AD/ ART, program kerja, Panduan Kerja dan Rekomendasi
- Menetapkan mekanisme pemilihan ketua
- Mengesahkan laporan bertanggung jawaban
- Memilih dan menetapkan ketua HMKY di Jayapura
BAB IV
RAPAT-RAPAT
Pasal 29
1. Rapat Pleno
- Untuk kepentingan pelaksanaan program kerja, maka rapat badan pengurus diadakan selambat-lambatnya satu minggu sesudah musyawarah
- Rapat yang dilakukan oleh semua anggota ditambah dengan para undangan yang diperlukan
- Dilakukan dalam enam bulan sekali
2. Rapat Bidang
- Rapat yang dilakukan oleh semua anggota bidang untuk membahas persoalan-persoalan yang sesuai dengan bidangnya.
- Dilakukan dalam tiga bulan sekali
3. Rapat Pengurus
- Rapat yang dilakukan oleh semua pengurus untuk kepentingan organisasi kedalam dan keluar.
- Dilakukan tiap tiga bulan sekali
BAB VI
MASA JABATAN
Pasal 30
1. Masa jabatan adalah dua tahun
2. Jabatan berakhir karena :
a. Masa bakti ketua dua tahun dan tidak dapat dipilih kembali untuk periode berikutnya
b. Masa kepengurusan telah berakhir
c. Atas permintaan sendiri dengan alasan yang tepat dan dipertanggungjawabkan
d. Diperhentikan karena melanggar aturan organisasi
e. Karena meninggal dunia.
BAB VI
KEUANGAN
Pasal 31
SUMBER KEUANGAN
1. Keuangan diperoleh dari :
a. Iuran wajib pengurus dan anggota HMKY
b. Usaha-usaha yang sah atau bantuan yang sifatnya tidak terikat
c. Dana operasional pemerintah kabupaten Yalimo yang bersifatnya pemberian kasih.
Pasal 32
PENGGUNAAN DANA
1. Dana HMKY di Jayapura digunakan sebesar-besarnya untuk kepentingan anggota organisasi dan kesejahteraan anggota.
2. Penyalagunaan anggaran oleh pengurus, bila terdapat bukti penyewengan yang kuat dapat diproses melalui hukum legal.
Pasal 33
PEMERIKSAAN KEUANGAN
1. Pemeriksaan keuangan dilakukan dalam satu format rapat pengurus lengkap.
2. Pertanggungjawaban keuangan dilakukan dalam forum rapat yang disampaikan oleh forum HMKY.
3. Pemeriksaan keuangan diadakan sewaktu-waktu dalam rapat terbuka bila dianggap perlu, atau pemeriksaan keuangan istimewa.
BAB XII
LAMBANG ORGANISASI
Pasal 34
LAMBANG HMKY
- Arti bulatan
Menandakan bahwa Mahasiswa Yalimo berada dalam satu himpunan yang tidak dapat dipisahkan.
2. Arti segi lima
Mahasiswa dari lima distrik (Abenaho, Abahabsili, Elelim, Benawa dan Welarek) yang mendirikan Organisasi (HMKY)
3. Arti Tulisan:
Himpunan Mahasiswa Yalimo merupakan wadah perkumpulan mahasiswa Kabupaten Yalimo di Jayapura.
4. Arti Warna:
Warna Hijau melambangkan kesuburan yaitu berakar, bertumbuh sampai menghasilkan buah. artinya bahwa, organisasi ini dapat menghasilkan pemimpin akan bermoral dan mental yang baik.
5. Warna Biru:
v Warna biru Langit melambangkan hayalan mahasiswa yang memandang jauh. Artinya bahwa, apa yang mahasiswa belajar, meneliti dan mengapdi kepada masyarakat akan melihat hasil yang akan datang.
v Warna kuning melambangkan buah yang sudah siap untuk di petik. Artinya bahwa, mahasiswa yang sudah dibentuk dari organisasi ini siap untuk mengapdi kepada masyarakat.
6. Arti Atribut:
v Matahari
Matahari melambangkan mentari pagi memberi terang kepada mahasiswa Yalimo pergi pulang kampus.
v Honai
Honai melambangkan ciri khas anak adat
v Panah dan busur
Panah dan bususr melambangkan simbol culture
v Buku dan pena
Buku dan pena melambangkan Mahasiswa Yalimo belajar mengikat ilmu dengan cara menulis.
Pasal 35
SANGSI-SANGSI
a. Pelanggaran, pemalsuan dan pemakaian atribut HMKY oleh pihak yang tidak berwenang dikenakan sanksi melalui hukum legal.
b. Jenis sanksi diatur oleh organisasi
BAB XIV
PENUTUP
Pasal 36
KETENTUAN PENUTUP
Hal-hal yang belum diatur dalam Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga ini akan diatur kemudian melalui forum pengambilan keputusan.
GARIS-GARIS BESAR HALUAN KERJA HIMPUNANMAHASISWA KABUPATEN YALIMO (HMKY)
DI JAYAPURA 2009-2011
I. PENGERTIAN
1. Garis-garis Besar Haluan Kerja (GBHK) adalah suatu haluan kerja Badan Pengurus Mahsiswa Kabupaten Yalimo di Jayapura (BP.HMKY) yang merupakan pengembara pelaksanaan dan mandate MUSYAWARAH, yang mana pada dasarnya merupakan aspirasi demokratis dari para anggota HMKY di kota Jayapura.
2. Strategi umum, pola umum dan kebijakan umum program kerja badan pengurus HMKY yang menunjukan keberdayaan dan kepastian organisasi HMKY dan terus mencapai tujuannya dan akan terus menerus dituangkan dalam pelaksanaan program kerja yang sifatnya nasional atau menyeluruh, perkesinambungan dan terprogram.
3. GBHK merupakan suatu acuan strategis badan pengurus dalam mengambil berbagai kebijakan kegiatan organisasi selama masa kepengurusannya.
II. MAKSUD DAN TUJUAN
1. Memberikan arah bagi keberadaan organisasi, dan mengembangkan organisasi HMKY yang berwujud cita-cita dasar kadernisasi, pengembangan kemajuan, yang memiliki kapasitas managerial, wawasan keproporsional dan mampu mengembangkan ilmu pengetahuan serta mengamalkannya demi kepentingan umum Mahasiswa Kabupaten Yalimo.
2. Meningkatkan dan mengembangkan potensi yang dimiliki HMKY sebagai kaum terpelajar, intelektual, serta kondisi cultural dan lingkungan dimana HMKY sebagai tolak ukur bangsa dan Negara serta asset pembangunan Yalimo dan kepentingan alam Papua dan diterima oleh masyarakat Papua.
III. LANDASAN
Anggaran Dasar Pasal 4 merupakan sifatnya kontruktif dan keberadaan bagi Organisasi HMKY di jayapura.
IV. TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB
KETUA
- Memberiakan keterangan dan jawaban atas pertanyaan dari eksternal organisasi tentang tugas dan kelembagaannya maupun fungsi dan tugas BP. HMKY sebagai suatu wadah yang koordinir anggota HMKY untuk terus melakukan kegiatan-kegiatan yang organisasinya pada kemajuan IPTEK internal Organisasi.
- Bersama–sama dengan sekretaris umum mendatanda-tangani surat-surat keluar maupun masuk baik eksternal organisasi bahkan juga internal organisasi.
- Mengadakan komunikasih, konsultasi dengan senior Yalimo, pemda Yalimo LSM dan lembaga-lembaga lain bagi pengembangan organisasi.
- Mengevaluasi semua kinerja dari badan pengurus HMKY
- Memberikan saran, usul dan kritik terhadap pimpinan daerah kabupaten Yalimo, jika program kerja yang dibuatnya bertentangan dengan keinginan hati rakyat, maka HMKY melalui organisasinya dapat bicara demi perbaikan daerah yang perpihak pada masyarakat dan sentuhan masyarakat.
- Memberikan petunjuk atas penggunaan dana / kas badan pengurus HMKY.
- Dalam menjalankan tugas dan tanggungjawabnya ketua akan dibantu oleh wakilnya
B. WAKIL KETUA
Selaku pembantu ketua maka:
- Memimpin rapat jika ketua berhalangan
- Secara teknis mengkoordinir dan menggerakan kinerja kerja dari masing-masing bidang.
- Mengambil langka–langka atas sekalah tugas dan tanggung jawab baik kelembaaan maupun pelaksanaan program kerja BP HMKY berdasarkan petunjuk atau mandate dari ketua.
- Mengenali langkah–langka atas segala tugas dan tanggung jawab baik kelembagaan maupun pelaksanaan kerja dari BP HMKY.
C. SEKERTARIS
1. Memeriksa surat masuk baik dari internal maupun external organisasi
2. Bersama ketua mendatangani surat –surat keluar.
3. Sebagai pritokoler dalam rapat–rapat badan pengurus
4. Merencanakan dan membuat jadwal kerja organisasi
5. Melaksanakan tugas–tugas administrasi lainnya yang dianggap penting dari mendesak atas petnjuk ketua umum
6. Mendokumendasi setiap hasil rapat Badan pengurus
7. Dalam menjalankan tugas dan tanggungjawabnya sekertaris akan dibantu oleh wakilnya
D. WAKIL SEKERTARIS
1. Memproses pengetikan surat kedalam dan keluar serta di agendakan
2. Mengadakan blanko–blangko yang di butuhkan
3. Menata kearsiban administrasi
4. Mengkordinasi surat–surat keluar yang diedarkan
5. Bertanggung jawaban atas kebersihan dan keteriban dari barang–barang milik BP HMKY.
F. BENDAHARA
1. Membersiapkan rekomendasi dalam rangka melaksanakan program kerja yang telah disebakati bersama
2. Bertugas dan mengolah keuangan organisasi menyampaikan laporan secara perincian secara fungsionaris HMKY.
3. Bersama dengan ketua dan sekertaris umum menyiapkan panitia anggaran HMKY yang mengatur dan menentukan kebijakan serta mengalokasikan dana organisasi sesuai dengan skala prioritas
- Dalam menjalankan tugas dan tanggungjawabnya sekertaris akan dibantu oleh wakilnya
G. BIDANG –BIDANG
I BIDANG PENDIDIKAN DAN PENALARAN
1. Merencanakan kegiatan – kegiatan yang bersifat incidental, bahkan juga rutinitas bidang penalaran
2. Melaksanakan kegiatan saat ada momentum seperti hari besar nasional HUT HMKY, dan lain–lain.
3. Mengadakan diskusi- diskusi, seminar, dialog dan lokarya.
4. Mengadakan acara lepas sambut bagi yang sudah selesai studi dan hendak melanjutkan studi yang baru datang ke Jayapura.
II. BIDANG HUKUM, HAM DAN LINGKUNGAN
1. Merencanakan kegiatan–kegiatan yang berkaitan dengan HUKUM dan HAM dan lingkungan
2. Segala Sesuatu yang berkaitan dengan perencanaan program kerja dapat di bahas dalam satu rapat kerja bidang dengan ketua yang mana mengetahui secara teknis dalam operasional kegiatan.
III. BIDANG PERANAN PEREMPUAN
a. Rencanakan kegiatan–kegiatanyang brkaitan dengan bidang kewanitaan dan lainnya yang relevan dengan bidang kewanitaan
b. Membuat satu peduli pembangunan perempuan yalimo di jayapura
VI. BIDANG KESEJAHTRAAN DAN PENDANAAN ORGANISASI
- Bersama–sama dengan ketua memberikan saran dan pendapat kepada pemerintah daerah yalimo tentang berbagai masalah atau keadaan yang dihadapi oleh annggota HMKY.
- Bersama –sama ketua umum melobi beasiswa untuk setiap mahasiswa yalimo yang kuliah di kota studi jayapura
- Memberhatikan anggota HMKY yang sedang ditimbah musibah, keluarga kelemahan dan ke\sakitan anggota organisasi
- Melakukan kordinasi atau konsultasi dengan bidang humas guna melakukan kerja sama dalam rangka peningkatan kesejahteraan organisasi
- Mengusulkan beasiswa kepada pemerintah daerah provinsi papua
V. BIDANG MINAT BAKAT DAN SENI
a. Menghimpun anggota HMKY yang berbakat seni berpotensi, berketrampilan, berprestasi, karunia seni suara musik dan seni tari.
b. Menyelenggarakan kegiatan seni budaya suku Yali sebagai upaya pelestarian budaya.
c. Mengikutisertakan anggota pada berbagai perlombaan dan pertandingan yang diselengarakan oleh organisasi lain.
IV. BIDANG KEROHANIAN
a. Menyelengarakan ibadah rutin organisasi ibadah-ibadah Oikumene, ibadah Natal bersama dan lepas sambut Tahun baru.
b. Menyelenggarakan Reat Rigth dan seminar, lokarya dan pertemuan-pertemuan yang bernuansa Rohani.
IIV. BIDANG HUBUNGAN MASYARAKAT (HUMAS)
- Membangun komunikasih dengan anggota, senior, alumni dan organisasi lain.
- Membangun komunikasih dengan pemerintah dan masyarakat umum.
ADMINISTRASI DAN KESEKRETARIATAN
HIMPUNAN MAHASISWA KABUPATEN YALIMO
I PENDAHULUAN
1. Pengadaan administasi dan kesekretariatan merupakan syarat mutlak bagi kelanjutan kerja dan unit kegiatan Himpunan Mahasiswa Kabupaten Yalimo di Jayapura
2. Administrasi dan Kesekretariatan dipandang perlu untuk diatur sehingga mempermuda efesiensi kerja Himpunan Mahasiswa Yalimo (HMKY)
II SURAT-MENYURAT
- Mekanisme Surat-menyurat
1. Surat Masuk
a. Setiap surat masuk harus diketahui oleh sekretaris dan Wakil Sekretaris
b. Setiap surat masuk masuk dicatata ( nomor surat, perihal surat, tujuan surat dan tanggal surat)
c. Setiap surat yang sudah dicatat atau yang dibukukan kemudian kemudian dilanjutkan kepada siapa surat itu ditunjukan
2. Surat Keluar
a. Surat keluar yang sifatnya formal (diluar/didalam organisasi) harus ditandatangai oleh Ketua dan Sekretaris.
b. Apabila Ketua dan Sekretais berhalanagan, maka penandatanganan dapat digantikan oleh Wakil ketua dan sekretaris
c. Surat-surat yang diadakan oleh pengurus HKMY adalah sebagai berikut:
1) Surat Keputusan
2) Surat Permohonan
3) Surat Undangan
4) Surat Rekomendasi
5) Surat Mandat
6) Surat U. Terima Kasih
7) Surat Setifikat
8) Surat Pemberentihan
9) Surat Pernyataan
10) Surat Pengumuman
11) Surat Memo
12) Surat Elektronok
- Kode Nomor Surat
1. Surat Keluar
a. Kode Surat
1) Kode A.1, Badan Pengurus
2) Kode A.2, Lingkunagan Organisasi HKMY
3) Kode A.3, Diluar Lingkunagan Organisasi HKMY
4) Kode A.4, Pembentukan Panitia
b. Jenis Surat
U = Surat Keputusan
H = Surat Permohonan
A = Surat Undangan
R = Surat Rekomendasi
M = Surat Mandat
K = Surat U. Terima Kasih
S = Surat Sertifikat
B = Surat Pemberitahuan
Y = Surat Pernyataan
E = Surat Pengumuman
O = Surat Memo
D = Surat Elektronok
2. Surat Masuk
Dimasukan dalam file surat sesuai dengan jenis surat
III INVENTARIS DAN MEKANISME PEMINJAMAN
1. Setiap inventaris yang akan dipinjamkan harus ada surat masuk
2. Surat Masuk paling lama sebelum kegiatan
3. Setiap inventaris yang akan dipinjamkan harus mengetahui sekretaris dan Wakil Sekretaris
4. Sekretaris mencatat surat dan mendata setiap inventaris yang akan dipinjamkan dalam buku peminjaman.
5. Yang berhak mengeluarkan inventaris adalah Sekretaris dan Wakil Skretaris atas persetujuan ketua
6. Setiap inventaris yang dikembalikan harus diketahui oleh Sekretaris
7. Setiap pengurus tidak berhak untuk meminjamkan inventaris tanpa sepengtahuan Sekretaris.
8. Sekretaris dan Wakil Sekretaris harus mendata semua inventaris milik HKMY di Jayapura.
9. Setiap inventaris yang dipinjamkan, jika rusak atau hilang menjadi tanggung jawab peminjam
IV PENGARSIPAN
Arsip –arsip disini terteta pada poin 2.c dan setiap materi dianggap penting serta membutuhkan penataan yang baik, seperti:
a. Materi-materi rumusan Musyawarah
b. Laporan kepanitiaan
c. Materi-materi hasil kegiatan
d. Album kegiatan
e. Surat-masuk dan surat keluar
V REKOMENDASI
1. Pengadaan Inventaris
a. Sekretariat
b. Komputer 1 set
c. Warles 1 buah
d. Atribut Organisasi
2. Kelengkapan Pengarsipan
a. Buku ekspedisi Surat Masuk 1 buah
b. Buku ekspedisi Surat keluar 1 buah
c. Buku inventaris dan pinjaman 2 buah
d. Buku khas Keuangan 1 buah
